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Le cobaye et la révolution : Berchem-Sainte-Agathe « révolutionnée » par BO Secrétariat

Le rédacteur en chef de la newsletter clients du CIRB s'est entretenu avec trois utilisateurs satisfaits de BO Secrétariat de la commune de Berchem-Sainte-Agathe :Evi Meert, Directeur Affaires internes,Danièle Fizaine, responsable IT et Julie Schmitz, responsable du secrétariat communal.

Historique

Berchem-Sainte-Agathe collabore depuis 1998 avec le CIRB. Dans une première phase, cette collaboration concernait uniquement la gestion des adresses électroniques. Se sont ensuite ajoutés l'Espace Public Numérique, un site Internet en Plone, le guichet électronique IRISbox, Nova (la plateforme électronique de gestion des permis d'urbanisme) et IRISnet (le réseau de télécommunications à large bande de la Région).

Depuis le 1er juin dernier, la collaboration s'est encore étendue, puisque Berchem-Sainte-Agathe est devenue la commune pilote pour l'application Tutelle X Change.

BO Secrétariat

La première pierre de BO Secrétariat a été posée dès 2009. « Etant donné qu'il s'agissait d'une toute nouvelle approche, nous avons traversé avec le CIRB toutes les maladies de jeunesse de l'application », se souvient Julie Schmitz. Le conseil communal et le collège forment le cœur battant d'une commune : BO Secrétariat ne signifie rien moins qu'une numérisation complète de toutes leurs activités. BO Secrétariat est en effet une application qui remplace tout un processus de travail. On peut parler sans hésitation d'une véritable révolution.

« Berchem-Sainte-Agathe a joué un rôle exceptionnel dans cette aventure. Nous avons servi de cobaye pour ce projet. Il faut savoir que l'organisation existante dans la commune constituait une base excellente pour la numérisation de nos activités. Nous sommes partis du plan à étapes existant. Être une petite commune s'est en réalité révélé très pratique », poursuit Julie Schmitz.

« L'une des caractéristiques appréciées de BO est qu'il génère automatiquement des ordres du jour. A l'issue de la réunion, le procès-verbal est même établi automatiquement. Vous pouvez imaginer le gain de temps énorme qu'il est ainsi possible de réaliser ».

Un coaching personnalisé

Le CIRB a assuré un coaching personnalisé de tous les utilisateurs. La plateforme électronique repose sur des processus existants et est, en outre, d'une utilisation particulièrement conviviale.

Avantage du BO

BO Secrétariat est une plateforme en ligne accessible 24 h/24, 7 jours sur 7, partout dans le monde
BO est un cas d'école de Green IT : on ne produit plus de papier
Harmonisation des documents
Archivage central
Plus de transparence
Une image de modernité pour la commune
Une application sur mesure pour la commune

Avantages pour le fonctionnaire

Plus de dossiers égarés
Clarté des différentes étapes du processus
Il dispose en permanence de la dernière version d'un document
Rapidité de traitement des demandes des citoyens

Demain

Les communes qui disposent aujourd'hui de BO Secrétariat (à savoir Berchem-Sainte-Agathe, Saint-Josse, Saint-Gilles et Watermael-Boitsfort) se sont regroupées au sein d'un comité de pilotage qui déterminera le contenu des futures mises à jour de l'application. Un bel exemple de collaboration au niveau régional et une économie dont nous ne sommes pas peu fiers.

Julie Schmitz conclut en louant la disponibilité du CIRB. « A la fin du projet, les collaborateurs du CIRB étaient quasiment devenus des collègues. Espérons que nous pourrons encore collaborer à des projets aussi intéressants ».