Gestion des assemblées

L'application BOS (BO Secrétariat) permet une gestion électronique optimale du secrétariat de toute réunion ou assemblée (gouvernement, conseil communal, CPAS, zone de police, etc.) et donc une diminution conséquente de la consommation de papier. La plateforme est accessible à partir d'une simple connexion Internet pour tous les services concernés et toutes les personnes impliquées (Mandataires politiques, conseillers, …). Tous les dossiers sont centralisés dans une application unique.

Gestion documentaire et structuration de l’information électronique

Gestion documentaire

BOS permet une gestion documentaire ainsi qu'une structuration de l'information électronique sans faille. Elle allège considérablement la planification et la gestion des séances (élaboration des ordres du jour, gestion des votes en ligne et communication des décisions, gestion cohérente des différentes versions de documents, suivi de l'avancement des dossiers et des décisions de l'assemblée, etc.). 

Au-delà de la consultation et de la validation de documents, BOS permet une vision de tout dossier dans son entièreté et, plus largement, une meilleure appréciation de la gestion globale des administrations, en impliquant de façon transparente tous les acteurs concernés dans une logique collaborative. 

Xchange, les échanges électroniques de documents facilités 

La plateforme sécurisée BOS permet l'accès à distance à toutes les données via Internet et facilite les échanges électroniques de documents juridiques et administratifs entre les communes, les administrations locales et l'Administration des Pouvoirs Locaux, via la plate-forme Xchange. 

Les avantages de la solution BOS

Choisir le service BOS, c'est profiter de nombreux avantages : 

• BOS, un outil structurant : toute information est encodée dans un modèle commun pour toute l'administration, et qui élimine automatiquement les doublons. BOS permet également la production automatique de documents à partir des données d'un dossier électronique. Les délais de traitement de dossiers sont considérablement réduits grâce à la responsabilisation de chaque agent de la chaîne de décision, habilité à corriger toute information manquante ou erronée ; 

• BOS, la mémoire de l'administration : tout dossier, commentaire ou décision relative à un dossier est traçable rapidement et simplement, comme les informations à propos du traitement de dossiers et de ses étapes ; 

• BOS, un flux électronique étendu : en assemblée, l'information est présentée à travers une interface WEB filtrante et intégrant les résultats des votes ; 

• BOS, une économie significative : l'application BOS permet à une administration de grande taille l'économie d'environ un million de pages de papier par an ; 

• BOS, un accompagnement sur mesure : l'implémentation de la plate-forme BOS comprend une phase d'accompagnement sur place, avec formations et support adapté aux demandes spécifiques, ainsi que la tenue d'un Users club réunissant les partenaires actifs sur la plate-forme. 

En conclusion, le service BOS permet aux administrations de gagner en efficacité dans la gestion des assemblées. Il permet également une gestion documentaire ainsi qu'une structuration de l'information électronique sans faille et facilite les échanges électroniques de documents juridiques et administratifs entre les communes, les administrations locales et l'Administration des Pouvoirs Locaux.