Beheer van vergaderingen
De BOS-toepassing (BO Secretariaat) maakt een optimaal elektronisch beheer mogelijk van het secretariaat van elke vergadering of bijeenkomst (regering, gemeenteraad, OCMW, politiezone, enz.) en dus een aanzienlijke vermindering van het papierverbruik. Het platform is via een eenvoudige internetverbinding toegankelijk voor alle betrokken diensten en personen (politieke mandatarissen, raadsleden, enz.). Alle dossiers worden gecentraliseerd in één enkele toepassing.
Documentbeheer en structurering van elektronische informatie
Documentbeheer
BOS maakt naadloos documentbeheer en structurering van elektronische informatie mogelijk. De toepassing maakt de planning en het beheer van de zittingen heel wat makkelijker (opstelling van agenda's, beheer van online stemmingen en mededeling van de beslissingen, coherent beheer van de verschillende documentversies, opvolging van de vordering van dossiers en beslissingen van vergaderingen enz.).
Naast de raadpleging en validering van documenten biedt BOS de mogelijkheid om elk dossier volledig te bekijken en, in ruimere zin, het globale beheer van administraties beter op te volgen door alle betrokken actoren op transparante wijze bij een gezamenlijke aanpak te betrekken.
Xchange, voor een makkelijke uitwisseling van elektronische documenten
Dankzij het beveiligde BOS-platform kunnen alle gegevens op afstand via het Internet geraadpleegd worden. Gemeenten, lokale overheden en het Bestuur Plaatselijke Besturen kunnen ook makkelijker elektronische juridische en administratieve documenten uitwisselen, via het Xchange-platform.
De voordelen van de BOS-oplossing
Kiezen voor BOS, dat is kiezen voor talrijke voordelen:
- BOS, een structurerende tool: alle informatie wordt ingevoerd in een gemeenschappelijk model voor alle besturen dat bovendien dubbele ingaven automatisch elimineert. BOS zorgt ook voor de automatische aanmaak van documenten aan de hand van de gegevens van een elektronisch dossier. De verwerkingstijd van dossiers wordt aanzienlijk verkort dankzij de responsabilisering van elke medewerker in de besluitvormingsketen, die ontbrekende of foutieve informatie kan corrigeren;
- BOS, het geheugen van het bestuur: elk dossier, elke opmerking of beslissing met betrekking tot een dossier kan snel en eenvoudig worden getraceerd, net als de informatie over de verwerking van het dossier en de verschillende fasen ervan;
- BOS, een uitgebreide elektronische flow: op vergaderingen wordt de informatie getoond op een filterende webinterface die de stemresultaten integreert;
- BOS, een forse besparing: grote besturen kunnen met BOS maar liefst één miljoen pagina’s papier per jaar besparen;
- BOS, begeleiding op maat: de implementatie van het BOS-platform omvat een begeleidingsfase ter plaatse, inclusief opleiding en ondersteuning afgestemd op de specifieke behoeften. Alle partners die op het platform actief zijn, komen geregeld samen in users clubs.
Kortom, dankzij BOS winnen de besturen aan efficiëntie bij het beheer van de vergaderingen. BOS maakt ook naadloos documentbeheer en structurering van elektronische informatie mogelijk en vergemakkelijkt de elektronische uitwisseling van juridische en administratieve documenten tussen gemeenten, lokale overheden en het Bestuur Plaatselijke Besturen.