BO Secretariaat
BO Secretariaat (zoals TXChange) is een platform dat past in de initiatieven vanwege het CIBG naar gemeenschappelijke ontwikkeling van toepassingen en Green IT (dematerialisering van documenten en procedures).
| TXChange |
|---|
| Uitgerold in zes gemeenten, één OCMW en het Bestuur Plaatselijke Besturen(BPB) |
| 90 gebruikers |
| 2.500 dossiers elke maand |
BO Secretariaat
Dit product is emblematisch voor de dematerialisering van een documentstroom, in dit geval het documentbeheer tijdens de vergaderingen van een college of een gemeenteraad. Het genereert de dagorde (invoer, wijziging, goedkeuring van de punten) en zorgt voor de publicatie van de besluiten.
Vier gemeenten zijn in 2012 in het platform gestapt (Anderlecht, Elsene, Etterbeek en Oudergem) en zij voegen zich daarmee bij de voorlopers Sint-Agatha-Berchem, Sint-Gillis, Sint-Joost en Watermaal-Bosvoorde.
Na grondige analyse van de valideringsprocedures die een gemeente gebruikt, wordt de toepassing op maat aangepast aan de specifieke behoeften van die gemeente. Na aanvaardingsproeven wordt BO Secretariaat uiteindelijk concreet bij de gemeente uitgerold.
Tijdens de eerste vier weken na de opstart van de toepassing is een CIBG-servicemanager doorlopend bij de gemeente op post om alle vragen uit eerste hand te beantwoorden en de gebruikers de nodige opleiding te verstrekken.
Gemeenteraadsverkiezingen 2012
In 2012 zijn de CIBG-teams aan de slag geweest om het platform in overeenstemming te brengen na afloop van de verkiezingen van oktober. Niet alleen moest het worden aangepast aan de nieuwe mandatarissen (wijziging van de toegangen bijvoorbeeld) maar ook aan de geautomatiseerde documentproductie (handtekeningen van mandatarissen, diensthoofden, enz.). Wat op het eerste gezicht heel gewoon lijkt (een nieuwe burgemeester of een verandering van schepenen) vertaalt zich in de werkelijkheid in ingrijpende wijzigingen aan de beheersstromen voor dossiers en documenten. Al die aanpassingen waren op minder dan een week een feit.
Een nieuwe versie van BO secretariaat is in de maak en moet in 2013 klaar zijn. Zij zal de behoeften dekken die specifiek zijn voor het beheer van de beraadslagingen van een OCMW. Naast documenten zal zij ook de verzending van metagegevens mogelijk maken. Op termijn zullen die metagegevens als input dienen voor het LOCALIA-platform (back-office) van het Bestuur Plaatselijke Besturen (BPB)