Circulaire ministérielle du 27 juin 2001 traitant de la mise en oeuvre de la décision du gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 11 janvier 2001

27 juin 2001 – Circulaire Ministérielle traitant de la mise en oeuvre de la décision du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 11 janvier 2001 relative au programme d’action pour l’introduction des nouvelles technologies de l’information au Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale, dans les organismes d’intérêt public de la Région de Bruxelles-Capitale, ainsi que dans les services du Gouvernement.

A Monsieur le Secrétaire Général du Ministère de la Région de Bruxelles- Capitale,

A Monsieur le Secrétaire Général adjoint du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale,

A Messieurs les Fonctionnaires Dirigeants des organismes d’intérêt public de la Région de Bruxelles-Capitale,

A Messieurs les Directeurs de Cabinet des membres du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale,

Pour information : A Monsieur le Président de la S.R.I.B. A Monsieur le Président de la S.D.R.B. Messieurs,

L’arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 25 septembre 1997 fixant l’étendue de la mission du Centre d’Informatique pour la Région Bruxelloise et la tarification des services prestés dans le cadre de la diffusion d’INTERNET aux pouvoirs publics et son arrêté d’application ont permis au Gouvernement de se prononcer, en sa séance du 15 janvier 1998, sur un programme d’action pour l’introduction des nouvelles technologies de l’information au Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale, dans les organismes d’intérêt public de la Région de Bruxelles- Capitale et dans les services du Gouvernement.

Le Gouvernement, en sa séance du 11 janvier 2001, a décidé :

• d’approuver l’accord de coopération entre l'Etat fédéral, les Communautés Germanophone, Française et Flamande, la Région de Bruxelles-Capitale, la Région Wallonne, la Région Flamande, la Commission Communautaire Française et la Commission Communautaire Commune concernant la construction et l’exploitation d’une e-plate-forme commune ;
• de mettre sur pied un groupe de travail chargé d'assurer le suivi et la mise en oeuvre de l'accord de coopération susmentionné et des mesures «e-government » à prendre en Région de Bruxelles-Capitale ;
• d’actualiser la circulaire ministérielle du 22 janvier 1998 relative au programme d’action pour l’introduction des nouvelles technologies de l’information au Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale, dans les organismes d’intérêt public de la Région de Bruxelles-Capitale, ainsi que dans les services du Gouvernement.

La présente circulaire annule et remplace celle du 22 janvier 1998 citée ci-dessus.

1. Tous les services visés doivent disposer d’une adresse électronique

1.1. Généralités Les services visés par la présente circulaire disposent déjà presque tous d’une adresse électronique sur le nom de domaine «irisnet.be». Ce service gratuit est délivré par le C.I.R.B. sur simple demande moyennant acceptation des conditions d’accès à l’Internet de l’arrêté du Gouvernement du 25 septembre 1997.

1.2. Mesures à prendre Pour le 15 septembre 2001, tous les services visés doivent disposer d’une adresse électronique dans le domaine nommé «irisnet.be». Les adresses électroniques des services auront de préférence la forme suivante : «Nom ou abréviation du service de l’organisme fr ou nl».irisnet.be »@«Abréviation Les adresses électroniques des membres du personnel auront de préférence la forme suivante : «Première lettre du prénom et nom de la personne de l’organisme fr ou nl».irisnet.be »@«Abréviation

1.3. Impact visé Ces mesures permettront de présenter au citoyen une image ordonnée et cohérente dans la mise en oeuvre au niveau régional de l’introduction des technologies de l’information. Elles devraient faciliter, accélérer et moderniser la communication électronique entre le citoyen et les entreprises et les institutions régionales, mais également entre les institutions régionales elles-mêmes. 1.4. Exécution Les destinataires de la présente circulaire feront rapport au Ministre qui a l’informatique régionale dans ses attributions de la mise en oeuvre de l’exécution des mesures à prendre dès réception de la présente.

2. Utilisation du Site Web officiel de la Région de Bruxelles-Capitale 2.1. Généralités La Région de Bruxelles-Capitale dispose d’un site Web reprenant l’ensemble des informations relatives à la Région et assurant des liens vers les autres sites régionaux.

Le site régional «http://www.bruxelles.irisnet.be» assure le rôle de portail et d’entrée unique, aisée et panoramique sur Bruxelles.

Réalisé en français, néerlandais, anglais et en allemand, il est constamment enrichi et fera l’objet d’une refonte complète pour mi-octobre 2001.

Ce portail sera la «e-plate-forme » bruxelloise, c’est-à-dire la plate forme électronique garantissant au minimum la mise en oeuvre des articles 1 à 9 de l’accord de coopération accessible sur le site Web du C.I.R.B. «http://www.irisnet.be/docs/Public/CIRB- CIBG/Publishing » : accord de coopération (documents FTP).

2.2. Mesures à prendre Dès à présent, seront transmis au C.I.R.B. par les services des institutions visées par la présente circulaire, en format RTF (Rich Text Format), dans les deux langues, pour être disponibles sur le Web régional en format PDF (Portable Document Format) :

• toutes les publications,

• les communiqués de presse,
• la législation régissant les compétences régionales,
• les décisions du Conseil des Ministres,
• tous les documents soumis à publication au Moniteur Belge,
• toutes les publications relatives aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services,
• tous les documents budgétaires,

 

et ce au moment de leur publication ou leur diffusion.

Chaque institution visée par la présente circulaire établira également un relevé des documents administratifs qui pourraient faire l’objet d’une consultation ou d’un service en ligne.

Enfin, un catalogue des différentes bases de données sera constitué et envoyé au CI.R.B. afin de se conformer à l’accord de coopération.

2.3. Impact visé Ces mesures doivent favoriser la transparence administrative et développer l’accessibilité des nouvelles technologies de l’information pour le citoyen.

Le Portail de la Région de Bruxelles-Capitale sera le point de rencontre de toutes les informations régionales et permettra :

• une communication rapide et directe aussi bien entre l’autorité et les citoyens, entreprises et autres organisations, qu’entre les autorités elles-mêmes,

• une diminution de l’utilisation du papier au profit des échanges électroniques,
• une réduction du coût des publications des institutions régionales. 2.4. Exécution Les destinataires de la présente circulaire feront rapport au Ministre qui a l’informatique régionale dans ses attributions sur les mesures qu’ils prennent en vue d’exécuter la présente décision et ce dans les dix jours de réception de la présente.

3. Services aux citoyens et aux entreprises 3.1. Généralités Les nouvelles technologies de l’information doivent contribuer à améliorer les services rendus par les pouvoirs publics à la population et aux entreprises.

Cette amélioration doit porter tout autant sur la qualité des services rendus, que sur la simplification des relations des pouvoirs régionaux avec les citoyens et les entreprises.

Le Gouvernement, en lançant le plan triennal d’impulsion de l’utilisation du réseau IRISnet et en dématérialisant les documents administratifs, s’y est préparé.

3.2. Mesures à prendre Pour le 15 septembre 2001, les fonctionnaires dirigeants, visés par la présente circulaire, établiront un planning de délivrance de services administratifs en ligne. En particulier, tous les formulaires que les citoyens ou les entreprises sont amenés à remplir pour l’obtention de primes régionales, de permis d’environnement et d’urbanisme seront mis en ligne progressivement pour être remplis et signés électroniquement au 1er juin 2003.

Pour ce faire, les services visés par la circulaire profiteront de l’expérience du Centre d’Informatique pour la Région Bruxelloise dans la digitalisation des documents administratifs ; ils s’inscriront dans la mise en oeuvre des solutions retenues par le Gouvernement pour les problèmes de sécurité ainsi que les problèmes d’identification et de certification de la signature électronique.

3.3. Impact visé La généralisation des services administratifs en ligne est l’objectif à atteindre.

4. Promotion des échanges électroniques avec le citoyen et les entreprises 4.1. Généralités L’utilisation effective des nouveaux services électroniques par les citoyens et les entreprises nécessitera un changement profond des habitudes. Le succès de ces services nécessitera donc un important effort de publicité.

4.2. Mesures à prendre Les fonctionnaires dirigeants, visés par la présente circulaire, prendront les mesures nécessaires pour faire connaître aux citoyens et aux entreprises l’existence et le mode d’emploi des nouveaux services électroniques.

En particulier, l’adresse e-mail du service ou de l’agent lui-même devra figurer sur la carte de visite des membres du personnel. L’adresse e-mail du service devra figurer sur le papier à lettres des services ainsi que toutes les publications qui émanent de ces services. Enfin, devront dorénavant figurer sur les formulaires pré-imprimés, les adresses Internet (URL) des sites correspondants à ces formulaires ainsi que les adresses d’e-mail des services concernés par lesquelles des renseignements les concernant pourront être obtenus.

La mise en oeuvre de ces mesures devra être opérationnelle pour le 31 décembre 2001.

4.3. Impact visé La généralisation des services administratifs en ligne est l’objectif à atteindre tout en visant la réduction des files aux guichets.

5. Favoriser les chantiers transversaux pour développer des services publics interactifs

Le Gouvernement recommande une approche transversale propre à assurer le bouleversement des segmentations et cloisonnements traditionnels d’une organisation administrative faite de compétences verticales. En s’appuyant sur l’introduction des nouvelles technologies, le Gouvernement vise à mieux satisfaire les attentes des citoyens et des entreprises en assurant la fourniture d’un service de qualité indépendamment des difficultés présentées par l’organisation administrative.

Le décloisonnement administratif doit s’opérer aussi vers l’extérieur. Les réseaux intranet des différents services concernés par la présente circulaire devront être accessibles à toutes les institutions visées par la présente. L’évolution vers l’ouverture des réseaux doit devenir une réalité. C’est ainsi qu’au 30 juin 2001 sera opérationnel l’accès de l’intranet du MRBC à toutes les institutions visées par la présente et connectées via le réseau IRISnet.

Cette mesure sera étendue aux autres institutions pour être opérationnelle au 31/12/2001 et permettra l’interopérabilité de certaines applications.

Il conviendra de prendre en compte les enjeux et la nature de l’interconnexion avec le réseau européen IDA1 et ce dans un stade ultérieur lors de l’approbation par le Gouvernement des mesures nécessaires pour assurer le suivi et la mise en oeuvre de l’e-government.

6. Mise en place d’équipe spécifique

Dans chaque institution visée par la présente circulaire et endéans le mois de la réception de la présente, les fonctionnaires dirigeants veilleront à mettre en place une équipe chargée de veiller à la mise en oeuvre de la présente circulaire. Cette équipe sera directement placée sous l’autorité du fonctionnaire dirigeant qui assumera la direction et la responsabilité de la mise en oeuvre de la présente circulaire vis-à-vis du Ministre compétent pour l’informatique régionale et du Ministre – Président compétent pour l’informatique communale.

Cette équipe spécifique veillera à une homogénéité des simplifications dans tous les services de l’institution concernée.

1 IDA : Interchange of Data between Administration

7. Suivi

Dans le cadre de la décision du 11 janvier 2001 de créer un Groupe de travail e-government, pour assurer le suivi des mesures e-government à prendre en Région de Bruxelles – Capitale, le Directeur de Cabinet du Ministre qui a l’informatique régionale dans ses attributions présidera un sous-groupe de travail afin de suivre la mise en oeuvre des mesures arrêtées réunissant :

• le Secrétaire Général et le Secrétaire Général adjoint du MRBC,
• les fonctionnaires dirigeants des organismes visés par la présente circulaire, ..
• un représentant du Ministre-Président et un représentant du Secrétaire d’Etat à la Fonction publique.

Le secrétariat sera assuré par le C.I.R.B.

Les personnes visées ne peuvent se faire remplacer que par leur adjoint direct.

Le Directeur de Cabinet du Ministre qui a l’informatique régionale dans ses attributions informera le groupe de travail relatif à l’e-government du suivi de la mise en oeuvre de la présente circulaire.

8. Conclusions

Les services des institutions régionales doivent s’engager résolument dans l’utilisation des nouvelles technologies de l’information. Ils peuvent aujourd’hui le faire grâce aux efforts consentis par le Gouvernement à travers la mise à disposition d’outils utilisant la technologie INTERNET.

L’avenir dans ce secteur est le développement des services «en ligne» accessibles aux citoyens et aux entreprises.

Cette affirmation est confirmée par les initiatives prises à l’étranger, dans le cadre des programmes de l’Union Européenne, et par le développement d’INTERNET et de l’administration en réseaux (IRISnet).

Ce programme veillera à ce que globalement il ne nécessite aucun moyen budgétaire supplémentaire. Les investissements sont déjà réalisés au niveau régional et les moyens affectés aux projets informatiques suffisent pour assurer la mise en oeuvre de ce plan d’action. Il convient de mettre en oeuvre une politique volontariste.

Les adaptations nécessaires en termes d’organisation administrative et de formation des agents sont de la responsabilité des fonctionnaires dirigeants des institutions concernées.

Pour toute information supplémentaire : info.vanhengel@vanhengel.irisnet.be

Bruxelles, le 27 juin 2001

Guy VANHENGEL

9. Annexe : organisation des prochaines réunions du sous-groupe de travail

Le sous-groupe de travail se réunira à partir de septembre tous les premiers mercredi du mois à 10h au Cabinet du Ministre Vanhengel, Avenue des Arts 9, 1210 Bruxelles. Voici donc les dates des prochaines réunions de cette année :

• 5 septembre 2001 à 10h00
• 3 octobre 2001 à 10h00
• 7 novembre 2001 à 10h00
• 5 décembre 2001 à 10h00
   

L’ordre du jour de ces réunions comprendra au moins les points suivants :

• composition de l’équipe chargée de la mise en oeuvre de la présence circulaire dans chaque institution
• compte-rendu des mesures prises pour l’attribution d’une adresse électronique aux services de l’institution
• compte-rendu des mesures prises pour l’attribution d’une adresse électronique aux membres du personnel de l’institution
• compte-rendu des mesures prises pour assurer la publication sur Internet des publications, des documents budgétaires, des communiqués de presse, de la législation régissant les compétences régionales, des décisions du Conseil des Ministres, des documents soumis à publication au Moniteur Belge, des publications relatives aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services
• inventaire des autres documents publiables sur Internet et mesures prises pour assurer leur publication
• inventaire des bases de données
• inventaire des services en ligne potentiels et planning de délivrance
• inventaire des formulaires utilisés dans les échanges entre l’institution et les citoyens ou les entreprises et planning de délivrance de services administratifs en ligne correspondants
• compte-rendu des mesures prises pour promouvoir l’utilisation des nouveaux services en ligne auprès des entreprises et des citoyens
• compte-rendu des mesures prises pour l’ouverture du réseau interne de l’institution vers les autres institutions
   

Participeront à ces réunions :

• Agence Régionale pour la Propreté: Monsieur Michel JURISSE, Directeur Général
• Bruxelles Technopole A.S.B.L.: Monsieur Bruno WATTENBERGH, Directeur Opérationnel
• Cabinet du Minister Chabert: Monsieur Steve DUBOIS, Directeur de Cabinet
• Cabinet du Ministre Gosuin: Monsieur Jean-Michel MARY, Directeur de Cabinet
• Cabinet du Ministre Tomas: Monsieur Laurent DELVAUX, Directeur de Cabinet
• Cabinet du Ministre Vanhengel: Monsieur Stefan ECTOR, Directeur de Cabinet
• Cabinet du Ministre-Président de Donnea: Monsieur M. VAN DER STICHELE, Directeur de Cabinet
• Cabinet du Secrétaire d'Etat Delathouwer: Monsieur Jacques VAN GRIMBERGEN, Directeur de Cabinet
• Cabinet du Secrétaire d'Etat Draps: Monsieur Marc TAYMANS, Directeur de Cabinet
• Cabinet du Secrétaire d'Etat Hutchinson: Monsieur Stefan VERSCHUERE, Directeur de Cabinet
• Centre d'Informatique pour la Région Bruxelloise: Monsieur Hervé FEUILLIEN, Directeur Général
• Institut Bruxellois pour la Gestion de l'Environnement: Monsieur J-P. HANNEQUART, Directeur Général
• Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale: Monsieur Francis RESIMONT, Secrétaire Général
• Office Régional Bruxellois de l'Emploi: Monsieur Eddy COURTHEOUX, Directeur Général
• Service d'Incendie et d'Aide Médicale urgente de la Région de Bruxelles-Capitale: Monsieur Jean-Philippe HAYEZ, Officier Chef de Service
• Société de Développement Régional pour la Région de Bruxelles-Capitale: Monsieur Pierre LAURENT, Administrateur Général
• Société des Transports Intercommunaux de Bruxelles: Monsieur Alain FLAUSCH, Administrateur-Directeur général
• Société du Logement de la Région Bruxelloise: Monsieur J. DE WITTE, Directeur Général f.f.
• Société Régionale d'Investissement de Bruxelles: Monsieur Serge VILAIN, Président
• Société Régionale du Port de Bruxelles: Monsieur Charles HUYGENS, Directeur Général f.f.
   

En cas de besoin, les personnes mentionnées ci-dessus se feront remplacer uniquement par leur adjoint direct.